El sistema de gestió exigeix que cada procés inclòs en el mapa, tengui un responsable. Actualment la gestió a la UIB és de tipus vertical, és a dir cada vicerectorat, centre, servei o unitat té assignat un responsable, però molt sovint els processos són transversals, és a dir afecten a, diferents unitats que tenen un cap diferent.

Les succesives avaluacions realitzades fins ara han evidenciat que el nivell de qualitat de les accions minva quan un procés passa d’una unitat a un altre. L’obtenció de bons resultats exigeix que hi hagi una persona que vigili el procés en tota la seva magnitut i que pugui coordinar els esforços que realitzen els diferents implicats. Tot això, no implica canviar ni menyspreuar les funcions tradicionals dels càrrecs acadèmics o administratius.

El responsable supervisarà, de principi a fi la gestió del procés que li ha estat assignat i vetllarà i proposarà les mesures pertinents que assegurin la millora continua del mateix. Podrà constituir grups de millora, formar equips de treball, etc. Seràn elegits entre les persones participants en cadascun dels processos. Han de conèixer el procés en profunditat i treballar directament en ell.

Funcions

• Vetllar per l’assoliment dels objectius establerts al procés del qual és responsable.
• Elaborar, revisar i mantenir actualitzat el procediment que descriu el procés del qual és responsable.
• Establir, definir, mesurar, calcular i mantenir actualitzats els indicadors necessaris per controlar i fer el seguiment del procés del qual és responsable.
• Dissenyar els formats i/o formularis necessaris pel control del procés.
• Establir les evidències i registres que s’han de recollir i definir la forma de conservació.
• Millorar contínuament el procés del qual és responsable.